Asistente Administrativo/a (
Document Control
)
Guaynabo/Presencial/Tiempo Completo
Acerca de Integrated Global Solutions
Integrated Global Solutions, LLC (IGS) es una firma emergente y dinámica de servicios de consultoría ambiental cuyo objetivo es ayudar a los clientes a cumplir con políticas ambientales en constante cambio a través de la experiencia colectiva de nuestro personal de profesionales. IGS implementa tecnologías innovadoras y mejores prácticas de gestión desde la planificación del proyecto hasta la operación final, asegurando soluciones rentables para una gran cantidad de industrias y clientes gubernamentales en todo el Caribe y América Latina.
Sobre la posición
La función del asistente administrativo (
document control
) implica una gestión meticulosa de la documentación de proyectos, garantizando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y coordinando la logística de muestras para pruebas de laboratorios ambientales. Además, las responsabilidades incluyen, pero no se limitan a lo siguiente, abordar de manera proactiva situaciones relacionadas con documentos, contribuir a la eficiencia general del grupo de trabajo, mientras se adapta a las prioridades cambiantes y realiza diversas tareas administrativas según las indicaciones del supervisor.
Responsabilidades
Gestionar y organizar la documentación del proyecto, incluido el archivo de documentos y el mantenimiento de archivos del proyecto.
Realizar tareas administrativas, como fotocopiar, escanear y organizar documentos en el servidor o en carpetas.
Asegurarse de que se sigan los procedimientos adecuados de control de documentos.
Preparar, completar y revisar informes, incluidas inspecciones y cierres, según lo solicitado y de acuerdo con los requisitos especificados. Esto incluye revisar las versiones y la distribución de estos documentos.
Encargado de coordinar y transportar muestras al laboratorio según sea necesario, manteniendo registros precisos de los movimientos de muestras.
Aplicar medidas de control documental para cualquier trámite asociado.
Realizar seguimientos de asuntos del proyecto con la persona responsable, cliente o contratista para asegurar la resolución y comunicación oportuna.
Servir como enlace para garantizar que los problemas relacionados con documentos se aborden con prontitud.
Verificar de forma proactiva las fechas de vencimiento de las licencias de equipo y tome los pasos necesarios para recopilar la documentación requerida para el proceso de renovación, garantizando una finalización perfecta del procedimiento de renovación.
Adaptarse a las prioridades cambiantes y contribuir a la eficiencia general de los procesos de gestión de documentos.
Manejar tareas adicionales asignadas por el supervisor, que pueden involucrar diversas responsabilidades dentro del alcance del control documental, soporte de proyectos y tareas administrativas.
Establecer y mantener en comunicación con su supervisor tiempos límites para la retención de documentos.
Requisitos
Bachillerato o grado asociado de una institución universitaria acreditada.
1-3 años de experiencia relacionada.
Conocimiento/entendimiento en ciencias ambientales (preferido).
Dominio del inglés
Excelente comunicación verbal y escrita.
Conocimiento de Microsoft Word y Excel.
Debe tener excelentes habilidades interpersonales con compañeros de trabajo y clientes.
Destrezas de organización y planificación.
Capacidad para mantener atención a los detalles.
Capacidad de manejar documentación de varios proyectos simultáneamente.
Beneficios
Plan médico individual
401K
Vacaciones pagadas (15 Días)
Licencia por enfermedad
Seguro de discapacidad a largo plazo
Seguro contra el cáncer, vida y accidentes
Reembolsos de gastos por millaje
Equipo de protección personal
Bono de Navidad
Aviso
La descripción del trabajo anterior no pretende limitar el alcance del trabajo ni excluir otras funciones no mencionadas. Los deberes y responsabilidades descritos no son una lista completa y se podrían asignar tareas adicionales al empleado cada cierto tiempo. No es un conjunto final de especificaciones para el puesto. Su objetivo es dar a los lectores una idea de lo que implica el rol.
Integrated Global Solutions, LLC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades de empleo. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo y no serán discriminados por motivos de género, raza/etnia, identidad de género, orientación sexual, condición de veterano protegido, discapacidad u otra condición de grupo protegido.
Compensación
$12.00 - $13.00
El pago final de un puesto está determinado por varios factores, como la experiencia laboral relevante, las habilidades, las certificaciones, la educación y las disposiciones contractuales específicas del puesto.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $12.00 - $13.00 la hora
Horas previstas: 40 por semana
Lugar de trabajo: Empleo presencial