Apoya los procesos de facturación facilitando la información entre el Departamento de Servicio al Cliente y la gerencia.
Opera el conmutador telefónico para responder, filtrar o transferir llamadas, proporcionar información, tomar mensajes o programar citas.
Recibe a las personas que ingresan al establecimiento, determina la naturaleza y el propósito de la visita, las dirige o acompaña a destinos específicos, y proporciona información sobre el establecimiento, como la ubicación de departamentos u oficinas, empleados dentro de la organización o servicios proporcionados.
Escucha y resuelve quejas de clientes o del público, y analiza datos para determinar respuestas a preguntas de clientes o miembros del público.
Archiva y mantiene registros, procesa y prepara memorandos, correspondencia, vales de viaje u otros documentos, y mantiene un registro actualizado de la ubicación y disponibilidad del personal.
Transmite información o documentos a clientes utilizando computadora, correo o máquina de fax, y promueve el flujo de información al coordinar la comunicación interna y externa mediante el teléfono, el sistema de correo electrónico y otras herramientas de comunicación organizacional.
Programa citas, mantiene actualizados los calendarios de citas y programa espacio o equipo para programas especiales, además de preparar listas de participantes.
Coordina los mantenimientos de los equipos de la compañía: aires acondicionados, generados de energía, cámaras de seguridad, alarma de seguridad, fotocopiadoras
Recibe pagos, registra recibos por servicios y toma pedidos de mercancía o materiales, enviándolos a los departamentos correspondientes para su cumplimiento.
Realiza tareas de apoyo administrativo, como la revisión de textos, la transcripción de información escrita a mano o el uso de calculadoras o computadoras para trabajar con registros de pago, facturas, balances u otros documentos.
Actualiza el inventario de material de oficina y otros registros de la empresa según lo solicitado o asignado.
Apoya a otros departamentos al proporcionar documentos de copia, impresión y escaneo.
Mantiene la oficina organizada a través del manejo adecuado de materiales y archivos, tanto físicos como digitales.Calcula y cotiza tarifas para tours, acciones, pólizas de seguro u otros productos o servicios.
Recoge, clasifica, distribuye o prepara correo, mensajes o entregas de mensajería.
Asiste en los procesos administrativos según sea necesario, incluidos los registros de asistencia, las cotizaciones y la decoración de la oficina para eventos o actividades especiales.
Recibe y asiste a los visitantes y apoya otras tareas según sea necesario o solicitado.
Realiza tareas de mantenimiento del área de recepción, como cuidar plantas o ordenar revistas, para mantener el vestíbulo organizado.
Otras tareas asignadas
Summary
As a Receptionist/Administrative Assistant, you will be a vital member of our team, providing exceptional customer service and administrative support. With core skills in computer literacy, office experience, and phone etiquette, you will handle a variety of clerical tasks and assist with administrative duties. Your premium skills in QuickBooks, front desk management, and bilingual abilities will enhance your effectiveness in managing office operations. Utilize your relevant skills in Microsoft Office, data entry, and time management to ensure efficient office processes and support our team in delivering top-notch service. Join us and contribute to our success in a fast-paced and dynamic work environment.
Qualifications
Computer skills
Office experience
Clerical experience
Customer service
Administrative experience
Phone etiquette
Organizational skills
Typing
Front desk
Multi-line phone systems
Bilingual (Spanish)
Microsoft Office proficiency
Data entry skills
Time management abilities
Job Type: Full-time
Pay: $9.00 - $11.00 per hour
Expected hours: No more than 40 per week
Benefits:
Health insurance
Life insurance
Schedule:
8 hour shift
Experience:
Customer service: 2 years (Required)
Language:
English (Required)
Ability to Relocate:
Cataño, PR 00962: Relocate before starting work (Required)
Work Location: In person