Habilidades/Responsabilidades
HABILIDADES
Comprensión oral -
La capacidad de escuchar y comprender información e ideas presentadas a través de palabras y frases habladas.
Expresión oral -
La capacidad de comunicar información e ideas al hablar para que los demás la entiendan.
Comprensión escrita -
La capacidad de leer y comprender información e ideas presentadas por escrito.
Expresión escrita -
La capacidad de comunicar información e ideas por escrito para que los demás la entiendan.
Visión de cerca -
Capacidad de ver detalles a corta distancia (a pocos metros del observador).
Claridad del habla -
La capacidad de hablar con claridad para que los demás puedan entenderle.
Reconocimiento del habla -
Capacidad de identificar y comprender el habla de otra persona.
Ordenación de la información -
Capacidad de organizar cosas o acciones en un determinado orden o patrón según una regla o conjunto de reglas específicas (por ejemplo, patrones de números, letras, palabras, imágenes, operaciones matemáticas).
Razonamiento deductivo -
La capacidad de aplicar reglas generales a problemas específicos para producir respuestas que tengan sentido.
Razonamiento inductivo -
Capacidad de combinar elementos de información para formar reglas o conclusiones generales (incluye la búsqueda de una relación entre hechos aparentemente no relacionados).
Atención selectiva -
Capacidad de concentrarse en una tarea durante un período de tiempo sin distraerse.
ACTIVIDADES DE TRABAJO
Interactuar con ordenadores -
utilizar ordenadores y sistemas informáticos (incluyendo hardware y software) para programar, escribir, configurar funciones, introducir datos o procesar información.
Comunicarse con supervisores, compañeros o subordinados -
proporcionar información a supervisores, compañeros de trabajo y subordinados por teléfono, por escrito, por correo electrónico o en persona.
Obtener información -
observar, recibir y obtener información de todas las fuentes relevantes.
Realizar actividades administrativas -
llevar a cabo tareas administrativas cotidianas como el mantenimiento de archivos de información y la tramitación de papeles.
Establecer y mantener relaciones interpersonales -
desarrollar relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con los demás, y mantenerlas a lo largo del tiempo.
Organizar, planificar y priorizar el trabajo
- desarrollar objetivos y planes específicos para priorizar, organizar y realizar su trabajo.
Documentar/registrar información -
introducir, transcribir, registrar, almacenar o mantener información en forma escrita o electrónica/magnética.
Comunicarse con personas ajenas a la organización -
comunicarse con personas ajenas a la organización, representando a ésta ante los clientes, el público, la administración y otras fuentes externas. Esta información puede intercambiarse en persona, por escrito o por teléfono o correo electrónico.
Evaluar la información para determinar el cumplimiento de las normas -
utilizar la información relevante y el juicio individual para determinar si los eventos o procesos cumplen con las leyes, reglamentos o normas.
Identificar objetos, acciones y eventos -
identificar información categorizando, estimando, reconociendo diferencias o similitudes y detectando cambios en las circunstancias o eventos.
Procesar información -
compilar, codificar, categorizar, calcular, tabular, auditar o verificar información o datos.
Tomar decisiones y resolver problemas -
analizar la información y evaluar los resultados para elegir la mejor solución y resolver problemas.
Actualizar y utilizar los conocimientos pertinentes -
mantenerse al día técnicamente y aplicar los nuevos conocimientos a su trabajo.
ACTIVIDADES DE TRABAJO DETALLADA
Atender los teléfonos para dirigir las llamadas o proporcionar información.
Remitir a los clientes al personal adecuado.
Introducir información en bases de datos o programas informáticos.
Operar ordenadores o equipos informáticos.
Cobrar depósitos, pagos o cuotas.
Operar equipos de oficina.
Informar de los problemas de mantenimiento o de los equipos al personal adecuado.
Operar equipos o sistemas de comunicación.
Programar citas.
Distribuir materiales a clientes.
Expedir documentación o identificación a clientes.
Registrar la información de las reuniones u otros procedimientos formales. Agendar las subastas y diferentes actividades en calendario
Preparar documentación para contratos, transacciones o cumplimiento de normativas.
Pedir materiales, suministros o equipos.
Enviar información, materiales o documentación.
Recopilar datos o documentación.
Hacer arreglos de viaje, alojamiento o entretenimiento para otros.
Distribuir el correo entrante y dirigirlo a los destinos correctos.
Corregir documentos, registros u otros archivos para asegurar su exactitud.
Transcribir información oral o escrita.
Hacer cotizaciones
Abrir expediente de clientes y archivar
Verificar la página de gobierno para las subastas
Hacer subastas
Una vez las subastas son adjudicadas enviar y tramitar las certificaciones y documentos para la firma del contrato
Facturar
Tramitar los documentos para solicitar la exención al pago de arbitrios
Recopilar la información para poner órdenes a los suplidores
Asistir al cliente con la información solicitada (estatus de cotizaciones, ordenes & entrega de equipos)
Asistir al vendedor cuando estos lo requieran
Preparar facturas "Dummy"
Asistir a las compañías de financiamiento para la facturación de los equipos
Preparar workorders
Asistir al departamento de contabilidad cuando sea requerido
Separar equipos
Atender clientes cuando vienen a la oficina
Solicitar precio y disponibilidad a los suplidores
Verificar el email de "info" para hacer cotizaciones
Trabaja los entrenamientos
Asistir "Inside Sales"
Asistir a gerentes y directores de la empresa
Asistir en la preparación de subastas gubernamentales
Cualquier otra tarea que su supervisor le solicite
requisitos De Puesto
CONOCIMIENTOS
Administrativo -
conocimiento de los procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, como el procesamiento de textos, la gestión de archivos y registros, la taquigrafía y la transcripción, el diseño de formularios y otros procedimientos y terminología de oficina.
Idioma inglés -
conocimiento de la estructura y el contenido del idioma inglés, incluyendo el significado y la ortografía de las palabras, las reglas de composición y la gramática.
Informática y electrónica
- conocimiento de procesadores, equipos electrónicos y hardware y software informático, incluyendo aplicaciones.
Servicio al cliente y personal -
conocimiento de los principios y procesos para la prestación de servicios al cliente y personal. Esto incluye la evaluación de las necesidades del cliente, el cumplimiento de los estándares de calidad de los servicios y la evaluación de la satisfacción del cliente.
APTITUDES
Escuchar activamente -
Prestar toda la atención a lo que dicen los demás, tomarse el tiempo necesario para comprender los puntos que se exponen, hacer las preguntas oportunas y no interrumpir en momentos inadecuados.
Hablar -
Dirigirse a los demás para transmitir información de forma eficaz.
Comprensión lectora -
Comprender frases y párrafos escritos en documentos relacionados con el trabajo.
Escritura -
Comunicarse por escrito de forma eficaz y adecuada a las necesidades de la audiencia.
Orientación al servicio -
Buscar activamente formas de ayudar a las personas.
Gestión del tiempo -
Gestionar el tiempo propio y el de los demás.
Coordinación -
Ajustar las acciones en relación con las de los demás.
Supervisión -
Controlar/evaluar el rendimiento de uno mismo, para realizar mejoras o tomar medidas correctivas.
Pensamiento crítico -
Utilizar la lógica y el razonamiento para identificar los puntos fuertes y débiles de soluciones, conclusiones o enfoques alternativos a los problemas.
Juicio y toma de decisiones -
Considerar los costes y beneficios relativos de las posibles acciones para elegir la más adecuada.
TECNOLOGÍA
Software de procesamiento de textos –Microsoft OneNote; Microsoft Word.
Software de videoconferencia.
Software de gestión de proyectos – Microsoft Teams.
Software de presentación – Microsoft PowerPoint.
Software de calendario y programación – Software de programación de citas.
Software de gestión de documentos – Adobe Systems Adobe Acrobat; Dropbox
Software de correo electrónico – Microsoft Outlook.
Software de navegación por Internet- Mozilla Firefox; Web browser software.
requisitos de educación/Certificación/Licencia
Bachiller en sistemas de oficina, administración de empresas o su experiencia equivalente.
